Vertrouwenscontactpersoon

[VERTROUWENSCONTACTPERSONEN] [ROL] [TAKEN] [VOORWAARDEN] [PROTOCOL]

VERTROUWENSCONTACTPERSONEN

Anita Campbell is vanaf 8 februari 2017 vertrouwenscontactpersoon (VCP) vanuit het Sport Platform Huizen. Zij is als (externe) VCP beschikbaar voor alle bij het Sport Platform Huizen aangesloten verenigingen. Anita is getraind door NOC*NSF en werkt conform protocol en het project Veilig Actief.
[MAIL]
Telefoon: 06 4305 8300

Evelien Keijer is vanaf 27 maart 2021 gecertificeerd en is als interne VCP beschikbaar voor alle leden van TV Huizen. Ook Evelien is getraind door de NOC*NSF. Zij werkt samen met het bestuur om ervoor te zorgen dat TV Huizen voldoet aan de 5 voorwaarden die het project Veilig Actief aan ons stelt.
[MAIL]
Het telefoonnummer van Evelien vind je in de ledenlijst (eerst inloggen).

ROL

De termen vertrouwenspersoon en vertrouwenscontactpersoon lijken veel op elkaar; en dat veroorzaakt nogal eens verwarring. Toch is er een duidelijk verschil tussen de twee functies te onderscheiden.

Een vertrouwenspersoon (VP) begeleidt een slachtoffer of beschuldigde (vaak voor langere tijd) en kan bijvoorbeeld ook mee gaan naar de tuchtcommissie of politie. Een vertrouwenspersoon volgt een geaccrediteerde opleiding. [HIER] vind je meer informatie over de vertrouwenspersonen van de KNLTB.

De vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen, vragen op signalen heeft met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag, zoals agressie en geweld, pesten en uitsluiting of discriminatie en seksuele intimidatie. Zie je iets of maak je iets mee wat niet kan, dan kun je contact opnemen met de vertrouwenscontactpersoon, die aanspreekbaar is voor alle sporters, ouders van sporters, coaches en trainers, bezoekers, kaderleden, wijkagent, vrijwilligers en bestuur.
Een VCP biedt alleen de eerste opvang en heeft dus in verhouding een kortdurend contact. De VCP gaat in gesprek met slachtoffer of beschuldigde en onderzoekt waar de persoon in kwestie terecht kan met zijn hulpvraag en welke mogelijke stappen genomen kunnen worden. De VCP is beschikbaar voor zowel slachtoffer als beschuldigde.

De gesprekken, die met de vertrouwenscontactpersoon worden gevoerd, zijn vertrouwelijk en anoniem en vinden plaats op neutraal terrein waar de betrokkene zich op zijn gemak voelt.

Je kunt géén melding doen bij de vertrouwenscontactpersoon, hij of zij is er wel om met jou te praten en jou steun en advies te geven. De VCP luistert naar jou en kan jou begeleiden bij het doen van de melding. In overleg met jou, en soms ook met je ouders, zoeken zij naar een bemiddelaar of verwijzen naar een hulpverlener. Ook kan de VCP jou helpen bij het indienen van een formele klacht.

TAKEN

Preventieactiviteiten De VCP zorgt er samen met het bestuur voor dat alle leden op de hoogte zijn van het bestaan van de VCP. De VCP heeft een signaleringsfunctie, zodat er ook zonder meldingen ongewenst gedrag kan worden aangepakt of nog liever kan worden voorkomen. In dit kader houdt de VCP zich op de hoogte van (landelijke) ontwikkelingen op het terrein van preventie en sanctionering van ongewenst gedrag binnen de sport. Tenslotte geeft de VCP (on)gevraagd advies en informatie aan het bestuur waarmee gericht beleid kan worden ontwikkeld tegen ongewenst gedrag.

Eerste opvang De VCP informeert de aanmelder over de procedures op basis van het protocol en laat de aanmelder daarna het verhaal vertellen.

Zoeken naar oplossingen De VCP hoort de melding aan en tracht een passend advies te geven. Zo nodig kan ook een afspraak worden gemaakt met de beklaagde en/of het bestuur (voorzitter). Verder onderzoek zal, indien nodig, door het bestuur worden uitgevoerd. Na verloop van tijd dient er door de VCP geïnformeerd te worden bij de aanmelder om te bespreken of de situatie naar wens is opgelost.

Doorverwijzen Als de VCP zelf geen passend advies kan geven, dan verwijst de VCP de aanmelder door naar een vertrouwenspersoon (VP) en/of -adviseur, klacht-/tuchtcommissie van de KNLTB, advocaat, politie en/of andere hulpverleners.

Verslaglegging De VCP maakt aantekeningen van het gesprek en laat deze verifiëren en zo nodig aanvullen door de aanmelder en, indien minderjarig, ook door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger. Bovendien wordt er een geanonimiseerd jaarverslag aan de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering overlegd met een algemene rapportage van het aantal meldingen, de aard van de meldingen en andere activiteiten die in het betreffende jaar door de VCP in het kader van veilig sporten zijn uitgevoerd.

VOORWAARDEN

1. De VCP is geen bestuurslid en heeft een duidelijk aanspreekpunt binnen het bestuur (voorzitter).
2. De VCP wordt door het bestuur benoemd.
3. De VCP overlegt een VOG niet ouder dan drie maanden bij aanvang van de functie en opnieuw als hier om gevraagd wordt.
4. De VCP is niet inhoudelijk betrokken bij procedures en of sancties.
5. De VCP wordt geacht vertrouwelijk en discreet met verkregen informatie om te gaan. De VCP is echter níet verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij/zij in die hoedanigheid verneemt en dient dit voor ieder gesprek met een aanmelder duidelijk kenbaar te maken. Er zijn situaties waarbij de VCP een meldplicht heeft en geen geheimhouding kan beloven.  

PROTOCOL

1. De vertrouwens contact persoon (VCP) is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen, vragen of klachten heeft over een vorm van ongewenst gedrag. Vormen van ongewenst gedrag zijn: agressie, discriminatie, pesten, (seksuele) intimidatie of treiteren. De vertrouwenspersoon wordt benoemd door het bestuur, voor een periode van drie jaar. De VCP kan worden herbenoemd voor drie jaar. 

2. Als iemand contact opneemt met een VCP, wordt deze gehoord door de VCP. Om te bepalen of er sprake is van ongewenst gedrag wordt niet uitgegaan van de bedoelingen van de veroorzaker, maar hoe dit gedrag overkomt bij de persoon die het heeft ervaren. Mensen hebben nl. het recht om zelf hun grenzen te trekken in de omgang met elkaar.

3. Onder intimidatie wordt verstaan: macht uitoefenen op een ander op een negatieve manier. Seksuele intimidatie staat voor allerlei vormen van seksueel getinte aandacht die als ongewenst wordt ervaren, eenzijdig is en opgelegd is. Als er gesproken wordt over agressie of geweld gaat het om voorvallen waarbij iemand psychisch en/of fysiek, verbaal of non-verbaal wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen. Discriminatie is iedere vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur op grond van geslacht, leeftijd, handicap, ras, godsdienst, levensovertuiging, seksuele geaardheid of herkomst die tot gevolg heeft de gelijke behandeling van leden, vrijwilligers of medewerkers aan te tasten of teniet te doen.
Uitzondering hierop vormt de teamindeling. Om tot een evenwichtige indeling te komen, wordt wel onderscheid gemaakt naar tenniskwaliteiten, geslacht, leeftijd, handicap en herkomst. 
Pesten: hier gaat het om ervaren van vijandig, vernederend of intimiderend gedrag door de melder, waartegen de melder zich niet effectief kan verweren.

4. De VCP gaat een functionele vertrouwensrelatie aan met de melder of andere personen die een beroep op hem/haar doen. De VCP wordt geacht vertrouwelijk en discreet met verkregen informatie om te gaan. De VCP is echter níet verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij/zij in die hoedanigheid verneemt en dient dit voor ieder gesprek met een aanmelder duidelijk kenbaar te maken. Er zijn situaties waarbij de VCP een meldplicht heeft en geen geheimhouding kan beloven. In het gesprek worden in ieder geval de volgende zaken besproken: 

• Wat is precies de situatie geweest waar de melding of de klacht over gaat?
• Betreft het een beschuldiging of is het een verzoek om beweerd ongewenst gedrag te onderzoeken?
• Wat is het tijdvak geweest waarin het gemelde ongewenste gedrag is voorgekomen?
• De VCP maakt duidelijk aan de melder dat elke melding geanonimiseerd met de voorzitter van Tennisvereniging Huizen wordt besproken, omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en daarnaar te handelen.
• De vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien de voorzitter oordeelt dat de veiligheid van één of meerdere leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit.

5. Van het gesprek wordt door de VCP binnen twee weken een verslag opgesteld dat wordt ondertekend door de melder en de VP. Als een melder de ondertekening van het verslag weigert, wordt dit vermeld in het verslag door de VCP, zo mogelijk onder vermelding van de redenen.

6. Als het een melding of klacht betreft die is ingediend door een ouder of verzorger van een lid van Tennisvereniging Huizen, wordt ook dit lid gehoord, tenzij zijn of haar persoonlijk belang en/of leeftijd zich hiertegen verzet. Dit ter beoordeling van de VCP.

7. Naar aanleiding van het gesprek met de melder wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe betrokkene zich kan wenden. De betrokkene maakt hierin zelf de keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen (bv. maatschappelijk werk, huisarts, politie). De VCP verleent zo mogelijk deskundige begeleiding aan de persoon die geconfronteerd was met (seksuele) intimidatie, maar de VCP bemiddelt niet in eigen persoon tussen degene die bij hem komt en de andere partij. De VCP doet ook geen uitspraak over de gegrondheid van de klacht.

8. De voorzitter van Tennisvereniging Huizen beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Het opheffen van vertrouwelijkheid kan ook gebeuren zonder toestemming van betrokkene:

• indien er sprake is van een strafbaar feit;
• als er sprake is van een voor de betrokkene of derden acute onveilige sportomgeving;
• als er sprake is van gedragingen of van een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid voor het algemeen belang moet ingrijpen.

9. De VCP brengt de voorzitter van Tennisvereniging Huizen altijd op de hoogte van hetgeen betrokkene heeft verklaard en welke afspraken zijn gemaakt m.b.t. de doorverwijzing. Dit gebeurt in principe geanonimiseerd.

10. De VCP maakt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een standaard formulier dat hiervoor is ontwikkeld door NOC*NSF. Deze formulieren worden binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd gedurende de looptijd van de betreffende zaak. Na afhandeling worden ze vernietigd.

11. Als de VCP vermoedens hebben van ongewenst gedrag, anonieme signalen, eigen waarnemingen of geruchten hierover, lichten de VCP de voorzitter van Tennisvereniging Huizen hierover in. Besluit het bestuur van Tennisvereniging Huizen daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de VCP hiermee niet belast.

12. Na afloop van het verenigingsjaar stelt de VCP een jaarverslag op, waarin is opgenomen het aantal meldingen en het aantal keren dat dit geleid heeft tot een klacht. Tevens worden in het jaarverslag beschreven wat er gedaan is aan preventie en eventuele voorstellen voor het komende jaar.

13. Minimaal één keer per twee jaar evalueert het bestuur het beleid inzake seksuele intimidatie en andere ongewenste omgangsvormen. Het initiatief hiervoor ligt bij de voorzitter.